「また月末か…経費精算が面倒だな…」
「領収書をExcelに転記して、紙に貼って、上司のハンコをもらって…」
もしあなたが経営者や経理担当者で、このような経費精算の非効率さに頭を悩ませているなら、この記事は必見です。
実は、多くの企業が当たり前だと思っているその作業、**無料で、スマホだけで、圧倒的にスムーズに**終わらせる「ヤバい仕組み」が存在します。
この記事では、次世代のコラボレーションツール「Lark（ラーク）」を活用して、誰もが面倒だと感じる経費精算業務を劇的に効率化し、自動化する具体的な方法を、図解を交えながら徹底的に解説します。
この記事を読み終える頃には、あなたは面倒なExcel管理から解放され、より本質的な業務に集中できる未来をはっきりとイメージできるはずです。
なぜ？あなたの会社の経費精算が負担であり続ける理由
会社が大きくなればなるほど、経費精算は無視できない負担としてのしかかります。なぜ多くの企業で経費精算は非効率なままなのでしょうか。その原因は、従来の管理方法そのものにあります。
Excelやスプレッドシート管理の限界
経費管理にExcelやスプレッドシートを使っている企業は多いですが、以下のような課題に直面しがちです。
- スマホで確認・入力ができない：外出先で発生した経費をその場で申請できず、オフィスに戻ってからまとめて作業する必要がある。
- 手入力によるミスや手間：関数が壊れたり、入力ミスが発生したりと、手作業ならではのトラブルが絶えない。
紙ベースの申請・承認が引き起こす非効率
今もなお、紙で申請・承認を行っている会社も少なくありません。
- 領収書を紙に貼る手間と時間
- 承認のハンコをもらうために上司を探す時間
こうした物理的な作業は、従業員と管理者双方の貴重な時間を奪っていきます。
「後回し」が招く大きなトラブルのリスク
経費精算が面倒である最大の弊害は、多くの人が**「後回し」**にしてしまうことです。売上に直結しない業務であるため、優先順位が低くなりがちですが、この小さな後回しの積み重ねが、月末の大きな混乱や、最悪の場合、経費の申請漏れといったトラブルに繋がってしまうのです。
課題解決の鍵はLark！経費精算を劇的に効率化する5つのメリット
こうした経費精算のあらゆる悩みを一発で解消するのが、コラボレーションツール**「Lark」**です。Larkを使えば、これまで説明した課題を解決し、業務を驚くほど効率化できます。そのメリットは主に5つあります。
メリット①：コストが一切かからない
最大の魅力は、この仕組みを**「無料」**で構築できる点です。経費精算専用の高価なツールを導入する必要はありません。Larkに標準搭載されている機能だけで、すべて完結します。
メリット②：社員はスマホで簡単に申請できる
社員は使い慣れたスマートフォンから、いつでもどこでも経費精算の申請ができます。移動中や出張先で発生した経費も、その場で写真を取ってすぐに申請。もう領収書を溜め込む必要はありません。
メリット③：管理者はスマホでリアルタイムに承認できる
申請があれば、管理者のLarkにリアルタイムで通知が届きます。内容をスマホでサッと確認し、ボタン一つで承認完了。出張中や外出先でも承認業務が滞ることはありません。
メリット④：経費状況をダッシュボードで自動可視化
「誰が」「いつ」「何に」「いくら」使ったのか。承認されたデータは自動でデータベースに蓄積され、ダッシュボードでリアルタイムに可視化されます。グラフで直感的に経費の内訳を把握できるため、迅速な経営判断にも繋がります。
メリット⑤：自社のルールに合わせて自由にカスタマイズ可能
会社の運用ルールに合わせて、申請項目や承認フローを自由にカスタマイズできます。「勘定科目」を追加したり、部署ごとに承認者を変えたりと、柔軟な設定が可能です。
【図解】Larkで作る！経費精算が瞬時に終わる仕組みの全体像
では、具体的にLarkでどのように経費精算の仕組みが動くのか、その全体像を見ていきましょう。この仕組みは主に「承認」「Base」「ダッシュボード」という3つの機能を連携させて作られています。
【申請・承認】スマホだけで完結するワークフロー
- 申請者（社員）：Larkアプリの「承認」から、作成した経費精算フォームを開き、日付、経費の種類（旅費、会議費など）、金額、詳細を入力。領収書の写真も添付して提出します。
- 承認者（管理者）：申請が提出されると、LarkのチャットにBotから通知が届きます。内容を確認し、「承認」または「却下」ボタンを押すだけです。
これだけで、申請から承認までの一連の流れが完了します。紙もハンコも必要ありません。
【集計・管理】承認データは自動でデータベースに蓄積
承認されたデータは、Larkのデータベース機能「**Base**」に自動で蓄積されていきます。Excelの表計算のように、申請番号、ステータス、申請者、金額、経費項目などが一覧で管理され、データの同期も可能です。
【分析・可視化】ダッシュボードで経費の内訳が一目瞭然に
Baseに蓄積されたデータは、「**ダッシュボード**」機能を使ってグラフとして可視化できます。
- 累計経費額：今、会社全体でどれだけの経費が使われているか。
- 項目別割合（円グラフ）：交通費、接待交際費など、どの項目にどれだけの割合で経費が使われているか。
これらの情報をリアルタイムで把握できるため、無駄なコストの発見や予算管理に大きく貢献します。
【応用編】経費精算をさらに効率化する自動化設定
Larkの真価は、その強力な「**自動化**」機能にあります。例えば、こんな設定が可能です。
承認完了を関係者に自動で通知
経費精算の承認が完了したタイミングで、**経理担当者や税理士が参加するグループチャットに、その内容を自動で通知する**ことができます。
これにより、「承認されたので処理をお願いします」といった連絡の手間が一切なくなり、情報共有の漏れも防げます。
まとめ：面倒な経費精算をLarkでスマートに変革しよう
今回は、Larkを活用して経費精算業務を劇的に効率化・自動化する仕組みについて解説しました。
【Lark経費精算のポイント】
- 無料で始められる
- 申請も承認も**スマホ**で完結
- データは自動で蓄積され、ダッシュボードで可視化
- 自動化設定で関係者への通知もスムーズ
経費精算という、誰もが後回しにしがちなノンコア業務を効率化することは、会社全体の生産性向上に直結します。創出された時間を、よりクリエイティブで売上に繋がる業務に使いましょう。
社員思いの経営者の方、業務効率化を本気で進めたい担当者の方は、ぜひこの「ヤバい仕組み」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
