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【Larkで日報を自動化！】無料＆簡単！最強の日報管理システム構築術を徹底解説

「日報の管理が面倒…」「提出忘れが多くて困る…」「確認作業に時間がかかりすぎる…」

日々の業務に追われる中で、日報管理に関するこんなお悩みをお持ちではありませんか？スタッフの日々の業務状況を把握し、成長を促すために不可欠な日報ですが、その管理には多くの時間と手間がかかるのが現実です。

しかし、ご安心ください！そんな日報管理の悩みを解決し、業務効率を劇的に向上させる最強のツールがあるんです。それが、**Lark（ラーク）**です。

今回の記事では、Larkを活用して日報を自動で管理するシステムを、無料で、しかも誰でも簡単に構築する方法を徹底解説します。実際に私たちの会社でも導入し、その便利さに感動しているこのシステム。あなたも今日から日報管理をLarkに切り替えて、ストレスフリーな業務環境を実現しませんか？

なぜLarkで日報管理？5つの圧倒的メリット

従来の紙やExcelでの日報管理には、以下のような課題がありました。

  • 管理が面倒で時間がかかる
  • 提出忘れが発生しやすい
  • 管理方法が煩雑で確認しにくい
  • 手書きやPCでの入力が手間
  • フィードバックにタイムラグが生じる

Larkで日報管理システムを構築することで、これらの課題を一掃できます！具体的には、以下の5つの大きなメリットがあります。

  1. 社員はスマホから簡単入力: 外出先や移動中でも、スマホアプリから手軽に日報を入力・提出できます。
  2. 上長もスマホでリアルタイム確認: 部下からの日報提出をスマホで即座に確認し、どこにいても業務状況を把握できます。
  3. コメント機能でスムーズなフィードバック: 日報に対して直接コメントを残せるため、迅速かつ的確なフィードバックが可能です。
  4. 過去の履歴も簡単に検索・閲覧: 過去の日報をいつでも簡単に検索し、さかのぼって確認できます。個人の成長記録としても活用可能です。
  5. 提出忘れ防止のリマインド機能: 自動でリマインド通知を送れるため、日報の提出忘れを防ぎます。

これらのメリットにより、日報作成・提出・確認・フィードバックという一連の業務が劇的に効率化され、社員も上長も本来の業務に集中できるようになります。

【実践編】Larkで日報管理システムを構築する3つの方法

Larkで日報管理システムを構築する方法は、会社の状況や目的に合わせて主に3つのパターンが考えられます。いずれの方法も追加費用は一切かかりませんので、ぜひあなたの会社に合った方法を試してみてください。

方法1：【基本】管理コンソールから設定する（数字なし日報）

まずは、数字の管理を必要としない、一般的な日報システムをLarkの「承認」機能を使って作成する方法です。

ステップ1：Lark管理コンソールにアクセス

  1. ブラウザで「Lark 管理コンソール」と検索し、Larkの管理コンソールにログインします。（※PCでの作業が推奨されます）
  2. ログイン後、画面左上の「Lark」ロゴをクリックし、表示された画面の自身のアカウント名の下にある「管理コンソール」を選択します。

ステップ2：「承認」機能で日報フォームを作成

  1. 管理コンソール左側のメニューから「ワークプレイス」を展開し、「アプリ管理」をクリックします。
  2. アプリ一覧の中から「承認」を選択し、「管理コンソールに移動」をクリックします。
  3. 画面右上の「＋申請フォームを作成」をクリックします。
  4. 様々なテンプレートが表示されますが、今回は「週報」テンプレートをベースに作成します。（「報告」で検索すると見つけやすいです）
    • 基本情報設定:
      • 名称を「日報（YouTube）」など分かりやすい名前に変更します。
      • 「ワークプレイスに表示」にチェックを入れます。
    • フォーム設計:
      • テンプレートの項目（所属部門、日付、明細、主な仕事内容、完了状況、改善点と計画、後続の目標と展望、添付ファイルなど）を参考に、自社に必要な項目を追加・編集・削除します。
      • 例えば、「今月の目標」という項目を「複数行テキスト」で追加し、ドラッグ＆ドロップで配置を変更できます。
      • 不要な項目（例：所属部門）は、項目右上のゴミ箱アイコンで削除します。
    • ワークフロー設計:
      • 誰が承認するのかを設定します。
      • 提出者から特定の承認者へ、という基本的な流れを設定します。
      • 必要に応じて、条件分岐（例：特定の部署の提出者は特定の承認者へ）やCC（共有者）の設定も可能です。
        • 条件分岐：「＋」ボタンから「条件分岐」を選択し、条件（例：提出者が特定の部署に所属する場合）と、その場合の承認者を設定します。
        • CC：「終了」ステップの「CC受信者を設定」で、承認後に内容を共有したい人（例：社長）を設定します。
    • その他設定:
      • デフォルトで問題ありませんが、必要に応じて承認の取り消し期限や、承認後の変更許可などを設定できます。
  6. 画面右上の「発行」をクリックして完了です。

スマホでのプレビューと提出:

  • PC画面で「プレビュー」をクリックするとQRコードが表示されます。
  • LarkアプリをインストールしたスマホでQRコードを読み込むと、作成した日報フォームをプレビューできます。
  • 実際に日報を入力し、提出・承認の流れをテストしてみましょう。承認者には通知が届き、コメント付きで承認・却下が行えます。

方法2：数字あり日報システム（売上管理などと連動）

営業部門などで売上などの数字を管理したい場合は、上記の方法1をベースに、数字入力項目と、それを可視化する仕組みを追加します。

ステップ1：日報フォームに数字項目を追加

  1. 方法1と同様に「承認」機能で日報フォームを作成します。
  2. フォーム設計で、「数字」フィールドや「単一選択」フィールド（例：サービス名）を追加します。
    • 「今日の売上」という項目を「数字」で追加。
    • 「サービス名」という項目を「単一選択」で追加し、オプションに「サービスA」「サービスB」「サービスC」などを設定します。

ステップ2：Baseと連携してデータを可視化

  1. Larkの「Base」機能を開き、新規作成から「他のデータソースから同期」を選択します。
  2. データソースとして右上の「Lark承認」を選択します。
  3. 同期したい承認ワークフロー（先ほど作成した「日報数字あり（YouTube）」など）を選択します。
  4. 開始日と終了日（なしでOK）を設定し、「次へ」進みます。
  5. 「自動同期（1時間ごと）」をオンにし、「保存して同期」をクリックします。
  6. これで、日報で入力された売上やサービス名などのデータがBaseに自動で蓄積されます。

ステップ3：ダッシュボードで売上データをグラフ化

  1. Baseの画面左下にある「ダッシュボード」を開き、新規作成します。
  2. 「＋ブロックを追加」から「メトリックカード」や「円グラフ」などを選択します。
    • メトリックカード（例：総売上表示）:
      • データソースに先ほど同期設定した「日報数字あり（YouTube）」を選択。
      • 集計方法を「レコードの値を計算」にし、フィールドで「売上」を選択（合計値が表示されます）。
    • 円グラフ（例：サービス別売上割合）:
      • データソースに「日報数字あり（YouTube）」を選択。
      • 扇形項目に「サービス名」を、扇形の集計方法に「レコードの合計数」を選択します。

このようにダッシュボードをカスタマイズすることで、日報で入力された数字データをグラフなどで分かりやすく可視化できます。これにより、目標達成率や個人の売上実績などをリアルタイムで把握できるようになります。

方法3：店舗ごと・チームでの日報システム（Base活用）

複数の店舗やチームで日報を共有・管理したい場合は、承認機能ではなく「Base」機能をメインに活用します。

ステップ1：Baseで日報用テーブルを作成

  1. Larkの「Base」機能を開き、新規作成から「テーブル」を選択します。
  2. テーブル名を「業務日誌（店舗用）」など分かりやすい名前に変更します。
  3. 日報に必要な項目をフィールドとして作成します。
    • 例：日付（日付フィールド）、ヒヤリハット件数（数字フィールド）、ヒヤリハット詳細（テキストフィールド）、アクシデント件数/詳細、異常件数/詳細、今日の施設の良かったところ（テキストフィールド）、インシデント（テキストフィールド）、クレーム内容（テキストフィールド）など。
  4. 「社長に送信」という「ボタン」フィールドを作成します。
    • ボタンの操作で「Larkメッセージを送信」を選択。
    • 受信者に社長を指定。
    • タイトルに「日報報告」。
    • 本文に、Baseの各フィールド（例：今日の施設の良かったところ、インシデント、クレーム内容など）の情報を動的に挿入するように設定します。「＠」マークを入力するとフィールドを選択できます。
  5. 「送信済み」という「単一選択」フィールドを作成し、オプションに「送信済み」を設定します。

ステップ2：自動化設定で送信済みステータスを更新

  1. Base画面右上の「自動化」をクリックし、「＋オートメーションを作成」を選択します。
  2. トリガーを「ボタンがクリックされたとき」に設定し、対象のボタンフィールド（社長に送信）を選択します。
  3. アクションを「レコードを編集」に設定し、編集するフィールドを「送信済み」、設定値を「送信済み」にします。
  4. これで、「社長に送信」ボタンを押すと、メッセージが社長に送信されると同時に、「送信済み」フィールドが自動で更新され、二重送信を防ぐことができます。

この方法では、店舗やチームのメンバーが同じBaseテーブルに日報を記入し、責任者がボタン一つで社長にまとめて報告できます。全員がリアルタイムで情報を共有でき、過去の履歴も簡単に確認可能です。

まとめ：Larkで日報管理を革新しよう！

いかがでしたでしょうか？Larkを活用することで、日報管理はこれまでの手間やストレスから解放され、よりスムーズで効果的なものへと進化します。

  • 数字管理が不要な日報は「承認」機能でシンプルに。
  • 売上などの数字を管理・分析したい場合は「承認」と「Base」「ダッシュボード」を連携。
  • 店舗やチームで情報を共有したい場合は「Base」と「自動化」をフル活用。

これらのシステムは、あなたの会社の規模や業種に合わせて柔軟にカスタマイズ可能です。そして何より、全て無料の範囲で実現できるのがLarkの大きな魅力です。

日報は、スタッフの成長を促し、組織全体の課題発見や改善につなげるための重要なコミュニケーションツールです。Larkで日報システムを構築し、その効果を最大限に引き出しましょう！

「うちの会社でもLarkの日報システムを導入したいけど、どう作ればいいか分からない…」

そんな方は、ぜひ「Lark研究所」までお気軽にご相談ください。あなたの会社に最適な日報管理システムの構築をサポートさせていただきます。

この記事が、あなたの日報管理業務の効率化の一助となれば幸いです。ぜひLarkを試して、その便利さを実感してください！

 

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